Le déclarant en douane a la responsabilité de la déclaration en douane, qu'elle soit d'importation ou d'exportation. Son rôle est d'assurer l'interface entre les services transit et comptable des entreprises clientes et la douane.
Il établit le montant des droits et taxes et communique à la douane tous les renseignements concernant les marchandises. Les pièces sont fournies par le client. Il vérifie leur conformité à la réglementation en vigueur avant de signer le dossier et de le remettre à la douane.
La déclaration comprend le type de vente, la facture, parfois des contrats d'assurance ou certificats sanitaires, l'origine des marchandises, leur quantité, leur poids, leur destination et le mode de transport utilisé. Chaque marchandise transportée exige des attestions différentes et parfois particulières (oeuvres d'art, marchandises dangereuses...).
Dans certains cas, et notamment lorsque la douane le demande, le déclarant effectue lui-même le contrôle physique des marchandises. Il prend alors contact avec le client pour faire la déclaration la plus juste possible.
L'essentiel du travail concerne l'import-export à l'international. En effet, la France importe des marchandises venant de pays de l'Union européenne et hors de l’Union européenne et en exporte également vers ces pays. Ces opérations sont soumises à des déclarations en douane. Ce sont des procédures souvent complexes, qui requièrent un niveau de formation plus élevé qu'auparavant. Les postes de déclarant en douane correspondent généralement à un niveau d'agent de maîtrise ou de cadre.
Il est possible de démarrer comme aide-déclarant avant de passer déclarant proprement dit. Avec de l'expérience, il est fréquent de se voir confier des responsabilités telles que l'encadrement d'un service de transit ou d'un service commercial.